A área de documentação de um museu se dedica a definir e executar a política de registro e recuperação de informações sobre os bens culturais que compõem o acervo. Trata-se de executar ações com objetivo de descrever os objetos musealizados em suas características físicas e semânticas, bem como as alterações dessas características ao longo do tempo. Cabe também à documentação atividades de pesquisa e registro de informações úteis para a contextualização do bem cultural em sentido amplo.
Este setor demanda integração de profissionais da área de museologia, para o trabalho diretamente com os objetos, e da área de TI para o desenvolvimento de funcionalidades e manutenção de sistema. A parte teórica da política de documentação, assim como as decisões relativas ao sistema que será utilizado poderão ser feitas por pessoas engajadas voluntariamente no processo de criação do Cibermuseu. A execução desta política, entretanto, deverá ser feita por profissionais contratados em projetos específicos.
Felizmente os desafios para esta área estão bem mapeados. O International Committee for Documentation do ICOM (CIDOC) lançou em 2021 a versão 7.2 de seu Modelo de Referência Conceitual, o CIDOC CRM (acesse aqui a página do CIDOC CRM e aqui você tem acesso ao pdf da versão 7.2). Trata-se de uma ontologia formal que define hierarquias e elementos de uma estrutura lógica para o registro de informações sobre o patrimônio cultural. O CIDOC CRM não estipula campos de fichas de documentação, mas estabelece relações entre categorias de informações sobre os bens culturais.
Identificamos que é importante que o sistema de documentação considere o CIDOC CRM como fundamento. Isso é útil para que o Cibermuseu participe de uma lógica universal de sistematização de informações capaz de garantir a interoperabilidade entre acervos distintos. Ressaltamos ainda que este instrumento exerce influência na estrutura lógica/conceitual do sistema, mas não o determina. Isto é, ele indica conceitos e não campos para formulários.
Temos notícias da existência de dois softwares para a organização e gestão de acervos sob licença GPL v3: o Tainacan, que funciona como um plugin para o WordPress, e o Collective Access. Ambos parecem ser bastante flexíveis no sentido de permitir a criação de campos e recuperação de informações. Da mesma forma, ambos estão sendo constantemente atualizados, sendo que foram lançadas novas versões dos dois softwares no segundo semestre de 2021.
O Tainacan é desenvolvido no Brasil pelo Laboratório de Inteligência de Redes da Universidade de Brasília, com apoio do Instituto Brasileiro de Museus (IBRAM). Ele funciona como um plugin do WordPress, o que de certa forma induz à utilização deste sistema de gestão de conteúdo. Tem a vantagem de ser amplamente adotado por museus brasileiros, sobretudo museus físicos que disponibilizam na internet imagens e algumas informações sobre seus acervos.
Já o Collective Access é desenvolvido pela Whirl-i-Gig em parceria com instituições dos EUA e da Europa. Aparentemente possui mais funcionalidades para a exportação de dados sobre os objetos, e também parece ser mais maleável em termos de apresentação visual para pesquisadores e público em geral. Chama a atenção o fato dos desenvolvedores insistirem em usar o termo open source, quando a licença é GPL v3.
Existem prós e contras em relação a ambas as soluções. É preciso considerar que elas são boas para a gestão de acervos, porém não são suficientes para a produção de exposições. Pensamos que será necessário um trabalho de investigação mais técnico para identificarmos a melhor alternativa para ser utilizada no Cibermuseu.